Kostenlose Vorlage für Close

Close CRM Vorlage: das Vertriebs-Setup aus der Sales-Team-Schablone

Ein Kontakt ohne CRM-Eintrag, ohne Herkunft und ohne Notiz existiert für dein Team nicht. Genau daran kranken die meisten Close-Accounts: zu viele Status, eine endlose Lead-Liste und Aufgaben, die niemand mehr öffnet. Am Ende telefoniert jeder nach Gefühl, und der Lead, der gestern dein Video angesehen hat, wartet auf einen Anruf, der nie kommt.

Diese Vorlage ist unser eigenes Setup, Schritt für Schritt aufgeschrieben: vier Lead-Status, eine Pipeline, drei Custom Activities, Smart Views nach Wärme und die zwei Workflows, die geplatzte Termine zurückholen. Du baust es in deinem Account nach, von Hand oder mit Claude Code beziehungsweise Codex.

Dazu kommt eine Excel-Matrix mit jedem Filter, jedem Feld, einem Testlauf und einem Wochen-Check für Show Rate, Angebots- und Abschlussquote. Wenn du lieber nicht selbst baust, schauen wir uns dein Setup im Skalierungscall gemeinsam an.

Word-Anleitung + Excel-Matrix2 Dateien100 % kostenlos

Für wen ist das?

Agenturinhaber, die Close gebucht haben oder kurz davor stehen und kein leeres System von Grund auf durchdenken wollen
Teams mit Openern, Settern oder Closern, die morgens ohne Rückfrage wissen sollen, welche Liste sie zuerst abarbeiten
Gründer, die noch selbst verkaufen und das CRM jetzt so bauen wollen, dass der erste Vertriebler direkt darin arbeiten kann
Agenturen, deren Listen sich nicht mehr selbst führen oder in deren Close-Kalender Termine auftauchen, die keiner gebucht hat

Das steckt drin

Grundgerüst in Close

Account, Growth Plan, Desktop-App und was du vor dem ersten Klick löschst
Vier Lead-Status mit Bedeutung, Besitzer und Wirkung auf jede Liste
Eine Pipeline: Opportunity erst beim Angebot, damit sich die Angebotsquote von selbst zählt
Zwei Custom Fields, Wiedervorlage und Herkunft, plus feste Notiz-Wortlaute für Signale

Drei Custom Activities

1. WDV und No-Show: Wiedervorlage-Datum, Grund und No-Show-Markierung
2. Setting: Resultat, Bedarf, Entscheider und Budgetspanne, mit Pflichtfeldern als Qualitätscheck
3. Closing: Resultat, Unsicherheiten als Stichwort und Aufzeichnung nur mit dokumentierter Einwilligung

Smart Views nach Wärme

Ausschlusslisten Gesperrt und Bestandskunden
Wärme-Staffel: positive Antwort, Video oder Opt-in, Seite geöffnet, Mail geöffnet, danach Cold
Follow-up-Listen für Quali-Call und Strategiegespräch, Bestätigungsliste für Termine von morgen
Zwei Kontrolllisten, die fehlende Herkunft und Kalender-Fehler sichtbar machen
Jede Liste mit kompletter Filterlogik, Sortierung, Besitzer und Uhrzeit

Workflows, Call-Tasks und Automationen

No-Show-Workflow mit zwei Mails, SMS und Anruf-Task samt Rebooking-Skript
FAQ-Mail an Buchungsabbrecher nach einer Stunde, fertig formuliert
Anruf-Regeln für Video-Viewer: Double Dial, Kadenz in den ersten zwei Stunden, sieben Tage Liste
Sieben Make- oder Zapier-Rezepte mit Trigger, Aktion und Test

Steuerung und Betrieb

Zwei Reports pro Person und der Wochen-Funnel mit Quelle für jede Zahl
Tagesablauf für Opener, Setter, Closer und Sales Coordinator
Testlauf mit einem Testlead durch alle Listen, bevor das Team umzieht
Prompt für den Import mit Claude Code oder Codex inklusive Regeln für den API-Key
Warnung zur Kalender-Synchronisation geteilter Postfächer, mit Gegenmaßnahmen

Excel-Matrix mit 10 Blättern

Smart Views, Lead-Status und Pipeline, Custom Fields, Custom Activities zum Abhaken
Wärme-Signale, Workflows und Tasks, Automationen, Testlauf
KPI-Woche: rechnet Show Rate, Angebotsquote, Abschlussquote und Upfront-Quote und zeigt den ersten Engpass

Leseprobe

Beispielabschnitt: die Smart View Cold

Cold ist die Liste für alle, die noch nie einen Termin mit euch hatten und gerade kein Signal zeigen. Hier arbeitet dein Opener seine Schlagzahl ab, hier lernen neue Leute telefonieren. Die besten Leads liegen woanders, deshalb kommt Cold in der Wärme-Staffel immer als Letztes dran.

Das Prinzip: Ein Lead taucht nur auf, wenn heute etwas mit ihm zu tun ist. Ruft ihn jemand an, ist er bis morgen weg. Bekommt er eine Wiedervorlage, wandert er in die Liste Gesperrt und kommt zum gesetzten Datum von allein zurück. Niemand sortiert, niemand pflegt, die Liste führt sich selbst.

Einen Fehler hatten wir in der ersten Fassung selbst drin: Cold schloss die Video-Liste aus und die Video-Liste schloss Cold aus. Das ist ein Zirkel. In der Vorlage gilt deshalb eine feste Regel: Eine Liste schließt nur Listen aus, die vor ihr angelegt wurden. Cold wird als letzte Neukontakt-Liste angelegt und schließt alle Wärme-Listen aus, nie umgekehrt.

So sieht der Filter aus, alle Bedingungen müssen gelten:

Total Number of Meetings = None: noch nie ein Termin
Latest Call Date is not Today: heute noch nicht angerufen
keine offene Aufgabe oder eine, die bis heute fällig ist
Wiedervorlage bis heute fällig oder nicht gesetzt
Smart View is not in: Gesperrt, Bestandskunden und die vier Wärme-Listen
Abgearbeitet vom Opener, jeden Tag nach den Wärme-Listen

So nutzt du die Vorlage

Herunterladen und einmal komplett lesen
Lies die Word-Anleitung einmal ganz, bevor du in Close etwas löschst. Die Reihenfolge ist Absicht: Listen bauen auf Feldern auf, Workflows auf den Custom Activities.
Festlegungen auf Papier
Trag in Schritt 0 deine Rollen, deine Herkunft-Werte und deine Termin-Namen ein. Ohne einheitliche Termin-Titel bleiben die Follow-up-Listen leer, weil Close genau auf diese Wörter filtert.
Grundgerüst bauen und abhaken
Status, Pipeline, Felder und Activities anlegen, jede Zeile in der Excel-Matrix abhaken. Wer mit Claude Code oder Codex arbeitet, lässt das Gerüst über die Close-API anlegen und prüft danach von Hand.
Smart Views in Reihenfolge anlegen
Kopier die Filter aus der Matrix von oben nach unten. Den Basis-Block baust du einmal und kopierst ihn für jede Wärme-Liste.
Testlauf mit einem Testlead
Spiel einen Testlead einmal durch alle Listen und beide Workflows. Erst wenn jeder Schritt passt, zieht dein Team um.
Wochenrunde starten
Trag jeden Montag die Zahlen der Vorwoche in das Blatt KPI-Woche ein. Es zeigt dir den ersten Engpass im Funnel. Eine Maßnahme, eine Woche, dann neu messen.

Close CRM Vorlage herunterladen

Word-Anleitung und Excel-Matrix für dein Close-Setup, direkt nach der Eintragung zum Download.

Sales-Team-Schablone

Teil der Sales-Team-Schablone: 86 Seiten mit allen Vorlagen

Diese Vorlage ist ein Baustein daraus. Die komplette Schablone gibt es als Buch und Hörbuch, kostenlos.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Warum Close und nicht HubSpot oder Pipedrive?

Weil Close für Vertrieb gebaut ist: eingebauter Power-Dialer, SMS- und WhatsApp-Anbindung, Smart Views für die Wärme-Staffel und Reports auf Calls und Gesprächszeit. Die Prinzipien der Vorlage funktionieren aber in jedem CRM. Wenn dein jetziges System läuft, wechsle nicht nur wegen dieser Vorlage, sondern übertrag die Listenlogik.

Welchen Close-Plan brauche ich?

Wir nutzen den Growth Plan. Auf kleineren Plänen ist die Zahl der Custom Activities begrenzt, und dieses Setup braucht genau drei. Prüf vor dem Kauf auf der Preisseite von Close, was dein Plan aktuell enthält, vor allem Workflows und Reports.

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Nein. Alles lässt sich in den Close-Einstellungen von Hand anlegen, und die Automationen laufen über Make oder Zapier ohne Code. Wer mag, lässt Claude Code oder Codex das Grundgerüst anlegen. Den Prompt und die Regeln für den API-Key findest du in der Anleitung.

Lohnt sich das, wenn ich noch allein verkaufe?

Gerade dann. Du arbeitest dieselben Listen ab, nur alle selbst. Wenn dein erster Opener startet, übergibst du ihm Cold und die Wärme-Listen, ohne etwas umzubauen.

Was ist das Problem mit der Kalender-Synchronisation?

Close hängt jeden synchronisierten Kalendertermin an alle Leads, deren E-Mail-Adresse unter den Teilnehmern steht. Verbindest du ein Sammelpostfach oder das Postfach eines Kollegen mit Kalender-Sync, landen fremde Termine an deinen Leads, bei Serienterminen bis weit in die Zukunft. Dann verschwinden Leads aus allen Arbeitslisten. Die Vorlage zeigt, wie du das verhinderst und wie du es früh erkennst.

Kann ich das Setup einrichten lassen?

Buch dir einen kostenlosen Skalierungscall unter agentur-consulting.de/termin. Wir schauen uns deinen Vertrieb und dein CRM an und sagen dir offen, ob es sinnvoll ist, das System gemeinsam aufzubauen. Du gehst in jedem Fall mit einem konkreten Plan raus, den du auch ohne uns umsetzen kannst.

Wie hängt die Vorlage mit der Sales-Team-Schablone zusammen?

Sie ist der CRM-Teil daraus, als Anleitung und Matrix zum Nachbauen ausgearbeitet. In der kompletten Schablone steht, wie du Setter und Closer findest, führst und mit genug warmen Leads versorgst, damit diese Listen jeden Morgen voll sind.