Teil 3 der Sales-Team-Schablone

WhatsApp-KI-Setter: der Bauplan aus dem Praxisbetrieb

Ein KI-Setter ersetzt nicht dein Sales-Team. Er übernimmt die Schlagzahl: anschreiben, dranbleiben, Termine koordinieren. Die Gespräche, in denen Vertrauen entsteht, führen weiter Menschen.

Dieser Bauplan basiert auf dem KI-Setter aus unserem eigenen Vertrieb und zeigt das Setup so, wie wir es heute empfehlen: vier Rollen statt eines Prompts, ein Regelwerk gegen bedürftige Nachrichten, ein Sicherheitsnetz mit festen Limits und ein Booking-Flow, der nur echte Termine bestätigt. Dazu kommt die Excel-Vorlage für das Firmenwissen deines Bots.

Der rechtliche Teil steht vorne, nicht im Kleingedruckten: KI-Hinweis ab der ersten Nachricht, nur Kontakte mit Einwilligung, Datenschutz von Anfang an.

Word-Bauplan + Excel-Vorlage2 Dateien100 % kostenlos

Für wen ist das?

Agenturinhaber, die Leads aus Funnel und Anfragen per WhatsApp schneller in Termine verwandeln wollen
Sales-Teams, deren Setter zu viel Zeit mit Follow-ups und Terminkoordination verbringen
Gründer und Entwickler, die einen KI-Setter selbst bauen oder bauen lassen
Alle, die schon einen Bot testen und wissen wollen, warum er nach Roboter klingt

Das steckt drin

Arbeitsteilung und Übergabe

Aufgabentabelle: was der Bot macht, was Menschen machen
Übergabe-Regeln für alles, was ernst wird

Rechtlicher Rahmen

KI-Hinweis nach Art. 50 AI Act mit fünf Textvorlagen
Einwilligungstext fürs Opt-in und Tabelle, wen der Bot anschreiben darf
Datenschutz-Checkliste zur DSGVO

Architektur

Manager, Texter, Stil-Analysator, Reviewer und deterministischer Wächter
Drei Prompt-Gerüste zum Kopieren

Tonalität, Timing und Sicherheitsnetz

Regeln gegen Erlaubnisfragen und die Ausnahme für Mikrofragen
Antwortzeiten, Sendezeiten, Tageslimits, Cooldowns, Stop-Logik und Live-Check vor jedem Versand

Booking-Flow, Bausteine und Rollout

Fünf Schritte mit Nachrichtenvorlagen und Fehlerfällen
Einkaufsliste der sechs Bausteine und Rollout vom Freigabe-Modus zum Autopilot
Sandbox-Tests, Abnahme-Checkliste und Briefing für deinen Entwickler

Excel: Firmenwissen für den KI-Setter

Angebot, FAQ, Einwände, Eskalationsregeln, Tonalität, Blockliste, Wortwahl, Case Studies und URL-Positivliste
Limits mit Kapazitätsrechner, Freigabe-Log und Rollout-Status mit Wochenquote

Leseprobe

Die erste Nachricht: KI-Hinweis ohne Formularton

Seit August 2026 gilt Art. 50 des EU AI Act: Wer mit einer KI schreibt, muss das erkennen können, spätestens bei der ersten Interaktion. Ein Vermerk im Profil ist dafür zu wenig, denn im Chat öffnet kaum jemand zuerst das Profil. Der Hinweis gehört deshalb in die erste Nachricht jeder Konversation, auch wenn der Lead zuerst schreibt.

Kostet das Termine? Unsere Haltung: Termine kosten schlechte Nachrichten, nicht ehrliche. Ein Bot, der offen sagt, was er ist, und sofort einen Menschen anbietet, wirkt seriöser als einer, der sich als Kollege ausgibt.

Drei Vorlagen aus dem Bauplan:

Nach einem Opt-in: „Hi [Vorname], hier ist [Assistentenname], der KI-Assistent von [Firma]. Du hast dir gerade [Lead-Magnet] geholt, hier ist dein Link: [Link]. Wenn du Fragen dazu hast, schreib einfach hier. [Name aus dem Team] liest mit und übernimmt, sobald du lieber mit einem Menschen sprichst.“
Auf die Frage „Bist du ein Bot?“: „Ja, ich bin [Assistentenname], der KI-Assistent von [Firma]. Ich kümmere mich um Fragen und Termine, [Name aus dem Team] liest mit. Wenn du lieber direkt mit [ihm/ihr] schreibst oder telefonierst, sag kurz Bescheid, dann übernimmt [Name aus dem Team].“
Im Profil: „KI-Assistent von [Firma]. Unser Team liest mit und übernimmt jederzeit, schreib einfach ‚Mensch‘. Mit ‚Stop‘ bekommst du keine Nachrichten mehr. Datenschutz: [Link zur Datenschutzerklärung]“

So nutzt du die Vorlage

Firmenwissen sammeln
Fülle zuerst die gelben Felder der Excel-Vorlage: Angebot, FAQ, Einwände und Case Studies mit echten Zahlen.
Rechtliches klären
Einwilligungstext ins Opt-in, KI-Hinweis in die erste Nachricht, Datenschutzerklärung ergänzen und das Setup einmal rechtlich prüfen lassen.
Bauen oder bauen lassen
Prompt-Gerüste, Wächter-Regeln und Parameter-Tabellen sind das fertige Briefing für deinen Entwickler oder dein Team.
Im Freigabe-Modus starten
Jede Nachricht landet erst als Entwurf in der Warteschlange. Den Autopilot schaltest du stufenweise frei, den Booking-Flow zuletzt.

Bauplan WhatsApp-KI-Setter

Trag dich ein und lade den Bauplan als Word-Datei und die Firmenwissen-Vorlage als Excel herunter.

Sales-Team-Schablone

Teil der Sales-Team-Schablone: 86 Seiten mit allen Vorlagen

Diese Vorlage ist ein Baustein daraus. Die komplette Schablone gibt es als Buch und Hörbuch, kostenlos.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Muss sich der Bot als KI zu erkennen geben?

Ja. Seit August 2026 verlangt Art. 50 des EU AI Act, dass der Lead spätestens bei der ersten Interaktion erkennt, dass er mit einer KI schreibt. Der Hinweis gehört in die erste Nachricht, ins Profil und in die Antwort auf die Bot-Frage.

Darf der Bot Leads kalt anschreiben?

Nein. Werbung per WhatsApp braucht eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, auch im B2B (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Der Bot schreibt nur Kontakten mit dokumentierter Einwilligung oder antwortet Leads, die sich selbst gemeldet haben.

Wie viele neue Gespräche startet eine Nummer pro Tag?

Bei uns höchstens 15, frische Nummern nur 5. Antworten weniger als 5 Prozent der Angeschriebenen, drosselt das System die Nummer auf 3 neue Chats pro Tag.

Brauche ich ein eigenes Entwicklerteam?

Nein, aber die richtigen Bausteine: offizieller WhatsApp-Zugang, CRM, Kalender mit API, ein starkes Sprachmodell, ein Dashboard mit Freigabe und feste Betriebsregeln.

Welches CRM eignet sich?

Jedes CRM mit API und gespeicherten Listen. Wir nutzen Close: Eine gespeicherte Ansicht enthält genau die Leads, die der Bot anschreiben darf.