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Vorlage aus der Sales-Team-Schablone

Show-Rate erhöhen und sauber nachfassen: das System mit Vorlagen

Jeder No-Show kostet dich einen Lead, den du schon gewonnen hast, und einen Slot, den dein Closer nie zurückbekommt. Wer 120 Termine im Monat legt und die Show Rate von 50 auf 85 Prozent hebt, führt 42 Gespräche mehr, ohne einen einzigen zusätzlichen Lead.

Dieses Paket ist der Praxisteil aus Kapitel 27 und 28 der Sales-Team-Schablone: die Einstellungen, Nachrichten und Skripte, mit denen wir No-Shows verhindern und liegengebliebene Leads zurückholen. Dazu ein Excel-Rechner, der dir mit deinen eigenen Zahlen zeigt, was ein verbrannter Termin kostet.

Word-Vorlage + Excel-Rechner2 Dateien100 % kostenlos

Für wen ist das?

  • Agenturinhaber, die selbst verkaufen und merken, dass gebuchte Termine nicht erscheinen
  • Sales-Teams mit Settern und Closern, deren Show Rate unter 70 Prozent liegt
  • Vertriebsverantwortliche, deren Follow-ups in einer einzigen überlaufenden Aufgabenliste untergehen
  • Alle, die alte Angebote, Ex-Kunden und Leads ohne Abschluss systematisch reaktivieren wollen

Das steckt drin

Teil 1: Das Show-Rate-System

  • Definition und Benchmarks, mit klarer Maßnahme für jede Stufe
  • Sieben Hebel mit Einstellung, Vorlage und Check, vom Buchungsfenster bis zum Funnel-Check
  • Kalender-Setup auf einen Blick: Buchungsfenster, Startzeiten, Pflichtfelder, Erinnerungen, Weiterleitung
  • Grading von 1 bis 4 mit Routing, Absage-Text für Einsen und Umbuchung für Termine ohne Formular

Nachrichten und Skripte zum Kopieren

  • Bestätigungs-Flow am Vortag bis zur letzten Eskalation
  • Termin-Vorbereitungs-Nachricht, Zwischenbestätigung und Absicherungsfrage in Du und Sie
  • No-Show-Workflow mit zwei Mails, SMS und Rebooking-Skript für den Setter
  • FAQ-Mail für Leads, die den Kalender geöffnet, aber nicht gebucht haben

Teil 2: Das Follow-up-System

  • Hot List und General List mit der Skala-Frage am Ende jedes Gesprächs
  • Follow-up-Anruf in vier Phasen mit fertigen Formulierungen
  • Re-Offer pro Einwand, Leadership-Follow-up und Break-up-Text
  • Drei Reaktivierungs-Listen, Reaktivierungs-Mail und Empfehlungsfrage mit zweiter Schleife

Excel-Datei mit sechs Blättern

  • Show-Rate-Rechner: zusätzliche Gespräche, Abschlüsse und Umsatz mit deinen eigenen Werten
  • Show Rate nach Note sowie bestätigt gegen nicht bestätigt
  • Hot List und General List mit Prüfspalte, dazu das Blatt Reaktivierung

Leseprobe

Beispielabschnitt: der No-Show-Workflow

Auch mit sauberer Bestätigung taucht mal jemand nicht auf. In der Vorlage startet dann eine feste Sequenz, die erst endet, wenn der Lead neu gebucht oder klar abgesagt hat.

No-Show-Mail 1, Betreff „Wir haben uns verpasst“: „Hallo [Vorname], wir waren heute um [Zeit] für unser Gespräch zu [Thema] verabredet und haben uns verpasst. Kann passieren. Wenn das Thema für dich noch aktuell ist: Passt dir eher [Slot A] oder [Slot B]? Oder du suchst dir direkt hier einen neuen Termin aus: [Buchungslink]. Falls sich bei dir etwas geändert hat, antworte mir einfach kurz auf diese Mail.“

Die SMS danach: „Hallo [Vorname], [Name] von [Firma]. Wir haben uns bei unserem Termin verpasst. Neuer Slot hier: [Buchungslink]. Oder antworte kurz mit einer Zeit, die dir passt.“

Kein Vorwurf, keine Rechtfertigung, zwei konkrete Slots statt nur eines Links. Das Rebooking-Skript für den Setter folgt derselben Logik.

  • Schritt 1, direkt nach dem verpassten Termin: No-Show-Mail 1
  • Schritt 2, zwei Tage später: No-Show-Mail 2 mit klarer Ja-oder-Nein-Frage
  • Schritt 3: kurze SMS mit Link zur Neubuchung
  • Schritt 4: Anruf-Task für den Setter mit Rebooking-Skript

So nutzt du die Vorlage

  1. Zahlen eintragen

    Trag gebuchte Termine, Show Rate, Abschlussquote und Umsatz pro Abschluss in den Excel-Rechner ein. Er zeigt dir, was jeder verbrannte Termin kostet.

  2. Kalender umstellen

    Stell Buchungsfenster, Startzeiten, Pflichtfelder und Erinnerungen nach der Setup-Tabelle ein. Einmal erledigt, wirkt es ab dem nächsten Termin.

  3. Bestätigung zur Routine machen

    Leg fest, wer am Vortag per WhatsApp bestätigt, und mach es zum festen Punkt im Tagesabschluss.

  4. Follow-up auf zwei Listen umstellen

    Stell am Ende jedes Gesprächs die Skala-Frage, sortiere in Hot List und General List und arbeite die Reaktivierungs-Listen in der freien Zeit ab.

Show-Rate- und Follow-up-System

Checkliste, Nachrichtenvorlagen und Excel-Rechner gegen No-Shows und liegengebliebene Follow-ups.

Sales-Team-Schablone

Teil der Sales-Team-Schablone: 86 Seiten mit allen Vorlagen

Diese Vorlage ist ein Baustein daraus. Die komplette Schablone gibt es als Buch und Hörbuch, kostenlos.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Ab welcher Show Rate muss ich handeln?

Unter 70 Prozent wird optimiert. Der Benchmark liegt bei 80 Prozent, Top-Setter erreichen 90. Gemessen wird stattgefunden geteilt durch gebucht, Absagen unter 24 Stunden zählen als No-Show.

Soll ich die Terminbestätigung automatisieren?

Die Erinnerungen per E-Mail und SMS ja, die Nachricht am Vortag nein. Die schreibt ein Mensch per WhatsApp, weil eine persönliche Nachricht stärker wirkt als jeder automatische Reminder.

Wie weit im Voraus dürfen Termine gebucht werden?

Ideal ist derselbe oder der nächste Tag, gut sind bis 2 Tage. Ab 4 Tagen fällt die Show Rate deutlich. Im Kalender-Tool stellst du dafür ein rollierendes 2-Tage-Fenster ein.

Wie oft darf ich nachfassen?

2 bis 3 Re-Offers pro Person über die Zeit sind in Ordnung. Danach bekommt der Lead alle 2 bis 4 Wochen echten Content statt einer Verkaufsnachricht.

Darf ich Leads per WhatsApp nachfassen?

Nur, wenn sie dir ihre Nummer gegeben und diesem Kanal zugestimmt haben, etwa bei der Terminbuchung. Kalt per WhatsApp anzuschreiben ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig, auch im B2B.

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