Close CRM einrichten: Smart Views und Wärme-Listen fürs Team

Close ist schnell gebucht. Schwieriger ist ein Setup, das dein Team wirklich nutzt. Hier geht es um die Konfiguration, Feld für Feld. Warum wir auf Close setzen und wie das Ganze im Video-Tutorial aussieht, findest du im Beitrag Close CRM Tutorial: 2 Mio. Umsatz mit einem Sales-Setup.

Bevor du klickst: fünf Regeln, die das Setup tragen

Ein CRM-Setup scheitert selten an Close. Es scheitert daran, dass vorher niemand entschieden hat, wie gearbeitet wird. Deshalb zuerst die Regeln, dann die Klicks. Sie funktionieren in jedem CRM, Close macht sie nur besonders einfach.

Erstens: Jeder Lead existiert ab Sekunde 1 im CRM. Ein Kontakt ohne Eintrag mit Quelle und Herkunft existiert für dein Team nicht. Die Anlage läuft automatisch, nie über Handarbeit. Zweitens: Wärme-Listen statt einer großen Liste, sortiert nach der frischesten Aktivität. Drittens: Jede Aktivität hinterlässt eine Notiz. Die Notiz ist keine Bürokratie, sie ist der Sortiermechanismus. Und mit ihr erfasst jeder im Team in 30 Sekunden den Gesprächsstand. Viertens: Workflows für die Standardfälle, vor allem No-Shows und abgebrochene Buchungen. Fünftens: die Wochensteuerung. Einmal pro Woche schaust du auf den Funnel und fragst: Wo klemmt es zuerst? Ein Engpass, eine Maßnahme, eine Woche.

Dazu ein Datenpunkt, der oft fehlt: die Handynummer. Frag sie im Opt-in ab, sonst kann dein Setter niemanden anrufen. Und kauf kein Tool, bevor der Prozess ohne Tool bewiesen ist. Was auf Papier nicht funktioniert, funktioniert in Software auch nicht.

Grundgerüst: aufräumen, vier Status, eine Pipeline

Ein frischer Account bringt Standard-Listen, Beispielfelder, Vorlagen und Workflows mit. Lösch sie. Alle. Unter Settings und Customization fliegen die Smart Views raus, dazu alle Custom Fields auf Lead- und Kontaktebene, alle Templates und alle Workflows. Jedes Feld, das niemand pflegt, erzeugt in den Filtern später Unsinn.

Neu angelegt werden genau zwei Custom Fields: „Wiedervorlage“ als Shared Field und „Herkunft“ als Dropdown mit Mehrfachauswahl, etwa Cold Call, Cold Mailing oder dein Video-Tool. Bei den Lead-Status bleiben vier: Unbearbeitet, In Bearbeitung, Blacklist und Bestandskunde. Dazu eine einzige Pipeline namens Opportunity mit Gewonnen und Verloren. Wer viele Pipeline-Stufen pflegt, pflegt vor allem Stufen. Die Steuerung läuft über die Smart Views, nicht über den Status. Terminmails übernimmt Calendly, und die Desktop-App läuft spürbar flüssiger als die Web-Version.

Welche Custom Activities brauchst du wirklich?

Drei. Custom Activities sind die Formulare, die dein Team nach einem Gespräch ausfüllt, und jede zusätzliche senkt die Chance, dass überhaupt etwas ausgefüllt wird.

„1 - WDV und No-Show“ ist die Wiedervorlage: ein Datumsfeld „Wiedervorlage“ als Shared Field, ein Textfeld für den Grund und ein Dropdown „Termin No-Show“ mit der Option „nicht wahrgenommen“. Wer einen Lead später sprechen will, füllt sie aus, und der Lead taucht genau zum gesetzten Datum wieder auf.

„2 - Setting“ dokumentiert das Qualifizierungsgespräch. Das Dropdown „Resultat“ hat vier Optionen: qualifiziert und Sales Call vereinbart, qualifiziert und Terminlegung offen, unqualifiziert sowie qualifiziert, aber kein Interesse mehr. Dazu Pflichtfelder für den konkreten Bedarf und den Entscheider, ein Feld für Auffälligkeiten und eins fürs Budget. Im Original heißt das Bedarfsfeld „Stellenbedarf“. Benenn es nach deinem Angebot um, aber lass es Pflicht.

„3 - Closing“ hält das Verkaufsgespräch fest: Aufzeichnung gestartet ja oder nein, Unsicherheiten des Interessenten, Resultat (Abschlusstermin, gewonnen, verloren) und der Link zur Aufzeichnung, nicht als Pflicht, weil sie oft noch nicht fertig ist. Nach „Unsicherheiten“ filterst du später und siehst, welche Bedenken sich häufen. Aufgezeichnet wird nur mit Ansage und Einwilligung aller Beteiligten.

Sechs Smart Views, die sich selbst führen

Hier passiert die eigentliche Arbeit. Richtig gebaut, verschwindet ein Lead nach dem Anruf von selbst aus der Liste und kommt erst zurück, wenn er wieder dran ist. Leg die Views in dieser Reihenfolge an, weil sie sich gegenseitig ausschließen.

Smart View	Wer darin landet	Wofür sie da ist
Gesperrt	Status Blacklist oder Wiedervorlage in der Zukunft	Parkplatz außerhalb aller Arbeitslisten
Bestandskunden	Status Bestandskunde, gewonnene Opportunity oder Meeting mit „Kickoff“ oder „Onboarding“ im Titel	schützt Kunden vor Akquiseanrufen
Cold	noch nie ein Meeting, heute nicht angerufen, keine später fällige Aufgabe, Wiedervorlage fällig oder leer	Arbeitsliste für Opener und Setter
Video angesehen (bei uns „Pitchlane“)	wie Cold, plus Notiz mit den exakten Worten „Pitchlane Video“	Setter, mit Vorrang vor Cold
Quali-Call Follow-Up	mindestens ein Meeting, noch kein Strategiegespräch, kein Termin in der Zukunft	Arbeitsliste für Closer
Strategiegespräch Follow-Up	wie oben, aber mit einem Meeting „Strategiegespräch“ im Titel	Arbeitsliste für Closer

Zwei Filter tragen das System. „Latest Call Date is NOT Today“ verhindert, dass jemand denselben Lead zweimal am Tag anruft. Und der Wiedervorlage-Filter parkt jeden Lead mit Datum in der Zukunft, bis er fällig ist.

Abkürzung beim Nachbauen: Diese Filterlogik aus dem Kopf zu rekonstruieren dauert, und ein falsch gesetztes ODER zerschießt dir eine ganze Liste. Die kostenlose Close CRM Vorlage enthält jede dieser Listen mit kompletter Filterlogik, als Word-Anleitung und als Smart-View-Matrix zum Abhaken. Damit lässt du das Setup per Claude Code anlegen oder baust es mit der Anleitung nach. Das System rund um das CRM, vom Recruiting bis zur Wochensteuerung, bekommst du mit der vollständigen Sales-Team-Schablone.

Anrufreihenfolge nach Wärme: wer morgens zuerst drankommt

Diese Reihenfolge gilt für Leads mit Opt-in, also Funnel-Eintragungen, angefragte Analysen und positive Antworten. Bei fast jeder Agentur, die wir sehen, liegt das meiste Geld nicht bei zu wenigen Leads. Es liegt bei warmen Leads, die verrotten.

Vorher die Rechtslage, denn sie entscheidet, welches Signal überhaupt auf eine Anrufliste darf: Das Tracking von Öffnungen und Video-Aufrufen braucht eine Einwilligung (§ 25 TDDDG), ein Werbeanruf bei Unternehmen mindestens eine mutmaßliche Einwilligung (§ 7 UWG). Ohne Einwilligung gibt es kein Öffnungs-Signal und keinen Anruf darauf. Lass deinen Fall anwaltlich prüfen. Innerhalb dieses Rahmens arbeitet dein Team nie „der Liste nach“, sondern nach Wärme:

1. Positive Antworten: höchste Priorität, sofort.
2. Video angesehen: nicht in der Sekunde des Klicks anrufen, da schaut er noch. Ein paar Minuten warten, dann wählen, solange die Analyse frisch ist.
3. Seite geöffnet: lauwarm, aber mit echtem Aufhänger.
4. Mail oder LinkedIn-Nachricht geöffnet: nur wenn für das Tracking eine Einwilligung vorliegt.

Innerhalb jeder Stufe sortiert die Liste nach der frischesten Aktivität. So steht der heißeste Lead automatisch oben, auch der, der sich nach acht Monaten Funkstille wieder meldet. Technisch reicht wenig: Webhooks, die bei „Video angesehen“ den Lead markieren und den Setter-Kanal benachrichtigen, dazu der Power-Dialer für die Schlagzahl. Wie diese Signale entstehen, steht in Signalbasiertes Outreach: So entstehen Inbound-Termine.

Beim Anruf gilt Double Dial: keine Antwort, sofort ein zweites Mal wählen. Erst danach Mailbox oder eine Nachricht auf einem Kanal, für den du eine Einwilligung hast. Dann 2 bis 3 Versuche in den ersten 2 Stunden, danach wandert der Lead für 7 Tage in die tägliche Anrufliste. Und die besten Leads gehen exklusiv an deine besten Leute. Junior-Setter lernen an den kalten Segmenten, dein stärkster Setter bekommt die positiven Antworten.

Kalender, Calendly und Integration Links ohne Datenmüll

Close zieht Meetings aus den verbundenen Kalendern und hängt sie an die Leads. Die Smart Views bauen darauf auf: Cold heißt „noch nie ein Meeting“, Follow-up heißt „mindestens eins“. Fehlt ein Kalender, bleibt ein Lead in Cold, obwohl er längst mit deinem Closer gesprochen hat. Verbinde unter Accounts and Apps deshalb jeden Kalender, in dem Termine gebucht werden, mit aktivem Calendar Syncing. Und zwar so: Jeder User verbindet nur seine eigenen Kalender.

Für Calendly brauchst du eine Namenskonvention, sonst verlierst du ab dem zweiten Closer den Überblick. Die URL folgt dem Muster calendly.com/Firmenname-Personenname/meet-XX, die Termintypen tragen Nummer und Initialen: „1.1 QC“ für den Quali-Call mit meet-30, „2.1 SC“ für den Sales-Call mit meet-60, „3.1 EC“ für den Entscheidungs-Call, „4.0 Kickoff“. Ein neuer Closer bekommt „1.2 QC“ mit seinen Initialen. Wichtig: Die Termintitel müssen die Wörter enthalten, auf die deine Smart Views filtern, etwa „Strategiegespräch“ oder „Kickoff“.

Unter Integration Links ersetzt du die Voreinstellungen durch Links zu deinem „Opening Skript“ und „Setting Skript“ als Google Doc. Dann hat dein Setter das Skript mit einem Klick am Lead offen.

Welche Automationen holen verlorene Termine zurück?

Drei Automationen über Zapier oder Make halten die Listen sauber. Die erste schreibt das Datum aus der Activity „1 - WDV und No-Show“ ins Lead-Feld „Wiedervorlage“, erst dadurch greifen die Filter. Die zweite holt Video-Viewer ins CRM: Lead finden oder anlegen, Status „In Bearbeitung“, Herkunft setzen, Notiz mit der Video-Info. Die dritte setzt jeden Lead, der in deinem Mail-Tool als „Not Interested“ markiert wird, auf Blacklist. Wer Nein gesagt hat, wird nicht mehr angerufen.

Dazu kommen zwei Rettungs-Workflows. No-Show: Mail, zwei Tage warten, zweite Mail, SMS, dann ein Anruf-Task für den Setter mit klarem Skript zum Neu-Buchen. Calendly geklickt, nicht gebucht: Bei Leads, die sich vorher eingetragen haben, geht nach einer Stunde eine FAQ-Mail raus, die die typischen Bedenken vor dem Termin ausräumt. Diese zwei Automationen holen jeden Monat Termine zurück, die sonst still sterben.

Der Arbeitstag in Close für Setter und Closer

Steht das Setup, ist der Alltag fast langweilig. Genau so soll es sein. Setter öffnen morgens die Video-Liste und telefonieren sie durch, danach Cold. Nach jedem Anruf verschwindet der Lead bis zum nächsten Tag. Will jemand später sprechen, kommt die Wiedervorlage rein, und der Lead taucht zum gesetzten Datum wieder auf. Closer arbeiten die beiden Follow-up-Listen ab, füllen nach jedem Gespräch „2 - Setting“ oder „3 - Closing“ aus und setzen bei einem Abschluss den Status „Bestandskunde“.

Zur Steuerung reichen zwei Reports: Anzahl Outbound-Calls und Gesamt-Gesprächszeit pro Person. Dazu ein fester Termin, an dem jemand draufschaut, und regelmäßiges Reinhören in echte Calls. Wie das CRM in den größeren Plan passt, also wann du welche Rolle besetzt und wie du sie führst, steht im Leitfaden zur Agentur-Skalierung.

Dein nächster Schritt: Hol dir die kostenlose Close CRM Vorlage, lass das Setup per Claude Code anlegen oder bau es mit der Anleitung nach, inklusive Testlauf, bevor dein Team umzieht. Wenn du das ganze System dahinter willst, also Recruiting, Provisionsmodell, Skripte, Show-Rate-System und Wochensteuerung, sicher dir die vollständige Sales-Team-Schablone.

FAQ

Welchen Close-Plan brauche ich für dieses Setup?

Wir arbeiten mit dem Growth Plan. Das Setup kommt bewusst mit drei Custom Activities aus, weil kleinere Pläne nach unserem Stand genau dort begrenzt sind. Prüf die aktuellen Planbedingungen vor dem Kauf direkt bei Close.

Kann ich das Setup anlegen lassen, statt alles von Hand zu bauen?

Ja, ohne Programmierkenntnisse. Du gibst Claude Code oder Codex die Anleitung und die Smart-View-Matrix aus der Vorlage, holst dir in Close unter den Developer-Einstellungen einen API-Key und lässt das Gerüst anlegen. Danach prüfst du von Hand, ob Status, Felder, Activities und Listen so stehen wie in der Matrix. Den Key legst du nur lokal ab, nie in Chats, geteilten Dokumenten oder Repositories, und widerrufst ihn, wenn du ihn nicht mehr brauchst.

Funktioniert das auch mit einem anderen CRM?

Die Prinzipien ja: jeder Lead ab Sekunde 1 im System, Wärme-Listen, Notizen, Workflows, Wochensteuerung. Smart Views heißen anderswo gespeicherte Filter. Ein anderes System, das konsequent nach diesen Regeln läuft, schlägt jedes Close ohne Regeln.

Wie verhindere ich doppelte Anrufe am selben Tag?

Über den Filter „Latest Call Date is NOT Today“ in der Cold- und der Video-Liste. Sobald ein Anruf geloggt ist, fällt der Lead für den Rest des Tages heraus. Voraussetzung: Es wird über Close telefoniert oder jeder Anruf dort erfasst.

Weiterführende Artikel

• Vertriebsstruktur aufbauen: Der System-Fahrplan für Agenturen
• Authentisches Follow Up: So gewinnst du mehr Kunden
• Sales-Setter für Agenturen: Den ersten Mitarbeiter richtig einstellen