Stundensatz-Rechner für Freelancer: deinen Mindestpreis kalkulieren

Der Rechner fragt sieben Angaben ab, die in zwei Gruppen zerfallen. Zur ersten Gruppe gehört dein Jahresbedarf: deine jährlichen Betriebskosten ohne Umsatzsteuer, dein eigener Vergütungsbedarf vor persönlicher Einkommensteuer und eine zusätzliche Reserve, die du selbst vorgibst. Trage hier nur Kosten deines geplanten Freelancer-Geschäfts ein, keine privaten Lebenshaltungskosten, und erfasse keine Position doppelt.

Zur zweiten Gruppe gehört dein Zeitbudget: deine grundsätzlich geplanten Arbeitstage pro Jahr, deine vollen Abwesenheitstage aus Urlaub, Krankheit, Feiertagen oder Fortbildung, deine geplanten Arbeitsstunden pro verbleibendem Arbeitstag und den abrechenbaren Anteil deiner Zeit in Prozent. Bei einem nebenberuflichen Start zählst du nur deine eigenen geplanten Arbeitstage, eine Vollzeit-Annahme gibt es nicht.

Die Seite zeigt beide Rechenschritte offen. Zuerst addiert sie deinen jährlichen Umsatzbedarf: U = K + L + R, also Betriebskosten plus eigenen Vergütungsbedarf plus Reserve, in Euro pro Jahr. Danach ermittelt sie deine abrechenbaren Jahresstunden: H = (D − A) × h × q / 100, also Arbeitstage minus Abwesenheitstage, mal Stunden pro Tag, mal abrechenbarer Anteil.

Dein Mindeststundensatz ist dann s = U / H in Euro pro Stunde ohne Umsatzsteuer. Zusätzlich siehst du den rechnerischen Monatsdurchschnitt U / 12 in Euro pro Monat. Das ist ausdrücklich ein Jahresdurchschnitt und kein Monats-Cashflow: Er sagt nichts darüber, wann Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht. Der Rechner addiert keine Umsatzsteuer, keine Einkommensteuer und keinen Margen-Aufschlag hinzu.

Neben der Arbeit am Kundenprojekt fallen Aufgaben an, für die kein Kunde direkt zahlt: Akquise und Angebotserstellung, Verwaltung und Buchhaltung, Weiterbildung und interne Arbeit. Genau dieser Anteil steckt im Rest deiner Prozentangabe. Volle Abwesenheitstage wie Urlaub oder Krankheit werden dagegen bereits separat von den Arbeitstagen abgezogen und dürfen nicht ein zweites Mal in der Quote stecken.

Wie schnell das Tagesgeschäft die verfügbare Zeit auffrisst, zeigt auch der Fall von Webdesigner Jan Pischke: keine Zeit im Tagesgeschäft für Sales bei gleichzeitig unstrukturierten Kundenprojekten (Fallstudie ansehen). Solche Reibung lässt sich nicht wegplanen, sie gehört als nicht abrechenbare Zeit ehrlich in deine Kalkulation.

Alle Umsatz- und Betriebskostenwerte gibst du ohne Umsatzsteuer ein, und das Ergebnis ist ein Nettosatz. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, trägst du deine Kosten einschließlich Umsatzsteuer ein; das Ergebnis ist dann dein Endpreis. Dein eigener Vergütungsbedarf ist vor persönlicher Einkommensteuer geplant und enthält Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge, die du dir selbst vornimmst. Lege fest, was dorthin gehört, und erfasse dieselbe Rücklage nicht zusätzlich ein zweites Mal bei den Betriebskosten.

Die Reserve ist der Puffer, den du bewusst obenauf legst, etwa für schwankende Auslastung oder ungeplante Ausgaben. Der Rechner ermittelt daraus weder dein privates Nettoeinkommen noch Steuer- oder Sozialabgaben. Er ersetzt keine Steuerberatung: Wenn du unsicher bist, was zu deinem Vergütungsbedarf gehört, kläre das mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Der Ergebnisblock zeigt deinen Mindestpreis pro abrechenbarer Stunde sowie die Zwischenwerte dahinter: abrechenbare Stunden pro Jahr, Jahresumsatzbedarf und rechnerischen Monatsdurchschnitt. Dazu siehst du die eingesetzte Formel mit deinen Werten, sodass du jeden Rechenschritt nachvollziehen kannst. Ohne vollständige gültige Eingaben erscheint bewusst keine scheinbar genaue Zahl.

Lies das Ergebnis als das, was es ist: eine Preisuntergrenze auf Basis deiner Eingaben. Sie sagt, unter welchem Satz deine Planung nicht aufgeht. Sie sagt nicht, welchen Preis der Markt zahlt, und sie verspricht weder Umsatz noch Gewinn.

Ein Mindeststundensatz prüft zunächst die wirtschaftliche Untergrenze jedes Angebots. Lege ihn neben deine Pakete und Retainer und frage dich, ob der rechnerische Stundensatz deines Angebots darüber liegt. Erst danach bestimmen Markt, Leistungsumfang, Überarbeitungen und Kundennutzen die konkrete Preisgestaltung. Wie du aus dieser Untergrenze tragfähige Modelle baust, vertiefen die Artikel zu Pricing-Modellen für Agenturen und zur richtigen Preiskalkulation.

Viele Freelancer starten mit Stundenabrechnung und wechseln später zu Festpreisen oder Retainern, weil sich Kundennutzen so klarer verkaufen lässt. Die Logik bleibt dieselbe: Kenne deine Untergrenze, grenze den Leistungsumfang sauber ab und trenne Festpreis von erfolgsabhängiger Vergütung.

Sobald weitere Menschen für dich arbeiten, ändern sich Kosten- und Kapazitätsplanung grundlegend: Fixkosten steigen, Auslastung verteilt sich auf mehrere Köpfe und deine eigene Zeit wandert schrittweise von der Delivery in Führung und Vertrieb. Diese Seite kalkuliert bewusst nur den Solo-Fall. Für alles darüber brauchst du eine gesonderte Agenturkalkulation.

Wenn du gerade erst startest, führt der Weg über den Freelancer-Hub weiter, der Einstieg und Planung bündelt. Für den Strukturwechsel selbst gibt es den bestehenden Fahrplan Vom Freelancer zur Agentur.

Der Rechner bleibt bewusst schlank: Ergebnis frei im Browser, ohne Download-Pflicht und ohne E-Mail-Adresse. Wenn du beim Weg vom Freelancer zur eigenen Agentur Begleitung suchst, findest du sie im Mentoring für Freelancer.