Warum weniger Tools am Anfang mehr bringen
Das letzte, was du am Start willst, sind viele Tools und viele monatliche Rechnungen. Ich halte den Rat, sich sofort ein komplettes Software-Arsenal zuzulegen, für falsch. Jedes System, das du aufsetzt, bindet Zeit, die du nicht hast. Und du zahlst für Funktionen, die du mit null Kunden nicht ein einziges Mal nutzt.
Die ehrliche Reihenfolge lautet: erst Kunden, dann Werkzeuge. Bei Agentur Consulting haben wir über 1.000 Agenturen begleitet, und die schnellsten Starter hatten fast nie das beste Setup. Sie hatten den schlanksten Einstieg und den vollsten Terminkalender. Wenn du gründen willst, lies parallel unseren Leitfaden unter Agentur gründen.
Mein Prinzip ist simpel: Jedes Tool muss entweder Umsatz ermöglichen oder gesetzlich vorgeschrieben sein. Alles andere wartet. Ein Browser, Dateiablage, Kundencalls, Hosting und Buchhaltung decken das komplett ab. Mehr brauchst du vor dem ersten Auftrag nicht, und mehr lenkt dich nur ab.
Browser und Erweiterungen als dein Arbeitsfundament
Ich gehe davon aus, dass du Google Chrome oder Brave nutzt. Brave basiert auf Chrome, insofern ist das gleichwertig. Von Safari, Edge und dem alten Internet Explorer rate ich ab. Sobald du HTML und CSS verstehen willst, brauchst du gute Entwicklertools, und die bildet Chrome am besten ab. Firefox geht noch, mehr nutze ich persönlich nicht.
Ein paar kostenlose Erweiterungen helfen dir sofort. Ein Adblocker hält YouTube-Werbung raus, LanguageTool prüft Rechtschreibung und Grammatik in deinen Kundenmails, und mit Loom nimmst du Bildschirmvideos auf, die du Kunden statt langer Texte schickst. Den Facebook Pixel Helper brauchst du, sobald du Werbung betreust.
Für den Fokus habe ich mir News Feed Eradicator für Facebook und Distraction Free for YouTube installiert. Dann sehe ich bei einer Suche nur das WordPress-Tutorial, das ich wirklich brauche, und nicht eine Million Vorschläge und Kommentare. Kein Wunder-Hack, aber ich arbeite damit messbar konzentrierter.
Google Workspace als zentrale Dateiablage
Mein zweites Pflicht-Werkzeug ist ein Google-Konto. Der Grund: Du bekommst Drive, Docs, Tabellen, Kalender und Gmail aus einer Hand und plattformunabhängig. Egal ob Mac, Windows, iPhone oder Android, du kommst überall ran. Bei iCloud oder Dropbox hast du immer wieder ein Extra-System, das du pflegen musst.
Installier unbedingt Google Drive for Desktop. Damit synchronisiert sich alles automatisch. Lädst du ein Video hoch, liegt es sofort online, erstellst du online ein Dokument, liegt es auf deinem Rechner. Du legst Kundenordner an, teilst sie, und der Kunde kann dort Bilder und Texte ablegen. Das ersetzt jede manuelle Hin- und Her-Schickerei.
Ich bin seit Jahren Fan von Gmail. Du kannst dort fremde E-Mail-Adressen einbinden und sparst dir die Komplexität von Outlook, das viele Funktionen mitbringt, die du nie brauchst. Saubere Kommunikation ist ein echter Hebel. Wie du daraus Regeln baust, zeige ich unter Kundenkommunikation: Regeln gegen Stress im Projekt.
Hosting über ein Partnerprogramm kostenlos aufsetzen
Für deine eigene Testseite und für Kundenprojekte brauchst du Hosting. Ein Hosting-Anbieter speichert deine Webseite auf Festplatten, die dauerhaft am Internet hängen. Alternativ könntest du lokal auf deinem Rechner hosten, aber dann müsste der Computer immer laufen. Das ist keine Lösung für echte Projekte.
Viele Anbieter haben ein Partner- oder Freelancer-Programm. Du meldest dich an, schickst deinen Gewerbeschein und darfst mehrere Projekte kostenlos in einer Testumgebung bauen. Ist das Projekt fertig, übernimmt der Kunde den bezahlten Account, und du bekommst eine Provision. Du hast null Stress mit dem Hosting und verdienst trotzdem mit.
Kosten entstehen erst bei deiner eigenen Domain. Ein .de kostet etwa 12 Euro pro Jahr plus Mehrwertsteuer, grob 15 Euro jährlich. Dazu kannst du eine professionelle E-Mail-Adresse anlegen und wieder in Gmail einbinden. Ich würde diese 15 Euro investieren, Pflicht sind sie am ersten Tag aber nicht.
| Tool-Kategorie | Kosten am Start | Wofür du es brauchst |
|---|---|---|
| Browser plus Extensions | 0 Euro | Entwicklertools, Fokus, Loom-Videos für Kunden |
| Google Workspace | 0 Euro bis Speichergrenze | Drive, Docs, Kalender, Gmail, Kundenordner |
| Hosting (Partnerprogramm) | 0 Euro, Provision für dich | Testseiten und Kundenprojekte übergeben |
| Eigene Domain | ca. 15 Euro pro Jahr | Professionelle Adresse und E-Mail |
| Zoom | 0 Euro | Kundencalls aufzeichnen und führen |
| Buchhaltung | ca. 17 Euro pro Monat | Angebote, Rechnungen, Umsatzsteuer |
Zoom für Kundencalls, die du aufzeichnen kannst
Mit Kunden sprichst du am besten über Zoom. Der Account ist kostenlos, und in Einzelgesprächen redest du so lange du willst. In der Gruppe ab drei Personen greift nach 45 Minuten ein Limit. Am Anfang reicht das völlig, Discovery-Calls und Erstgespräche sind in der Regel deutlich kürzer.
Der entscheidende Grund für Zoom ist die Aufzeichnung. Zeichne jeden Kundencall auf. Du kannst später Briefings nachhören, Freigaben belegen und bei Rückfragen nachschauen, was wirklich besprochen wurde. Das spart dir Streit und schützt dich bei Scope-Diskussionen. Wie du Erstgespräche führst, steht in meinem Discovery-Call führen: Qualifizieren statt pitchen.
Dass Videocalls längst Standard sind, zeigt auch die Marktseite: McKinsey berichtete 2021, dass 83 Prozent der B2B-Verantwortlichen Omnichannel-Vertrieb für genauso oder wirksamer hielten als klassische Methoden (McKinsey, 2021). Ein sauberer Call-Kanal ist deshalb Pflicht, nicht Luxus.
Buchhaltung ist das einzige Tool, bei dem du nicht sparst
Das einzige Werkzeug, das von Tag eins Geld kostet und das du trotzdem brauchst, ist ein Buchhaltungstool. Darin sortierst du Belege ein, ordnest Bankauszüge zu und schreibst Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Die zwei verbreiteten Anbieter im DACH-Raum sind lexoffice und sevdesk. Beide integrieren sich gut mit anderen Systemen.
Nimm nicht die billigste Variante. Du brauchst mindestens das Paket, mit dem du Rechnungen und Angebote schreiben kannst, grob 10 Euro im Monat. Noch besser ist das Paket mit Umsatzsteuervoranmeldung und zusammenfassender Meldung, rund 17 Euro. Das klingt nach wenig, aber genau hier sparen viele am falschen Ende.
Ich lehne den Rat ab, die Buchhaltung am Anfang per Excel zu basteln. Sobald der erste Kunde zahlt, kostet dich die manuelle Zettelwirtschaft mehr als jedes Abo. Wer über die Kleinunternehmerregelung nachdenkt, liest meinen Beitrag zur Kleinunternehmerregelung als Agentur-Gründer: Ja oder Nein?, das beeinflusst dein Setup direkt.
Wann du den Werkzeugkasten erweiterst
Dein Start-Setup trägt dich bis zu den ersten festen Kunden. Danach kommen Werkzeuge dazu, aber immer erst, wenn ein konkretes Problem sie verlangt. Ein CRM wie Close brauchst du, sobald du mehr Leads führst, als du im Kopf behältst. Automatisierung über n8n oder Make lohnt erst, wenn ein Prozess sich oft genug wiederholt.
EQUALICE, Jonas Keller und Manuel Hauschel, sind von 0 auf 150.000 Euro Monatsumsatz gewachsen, nicht weil sie früh alles automatisiert hatten, sondern weil sie erst skaliert und dann Werkzeuge nachgezogen haben. Thomas Fuchs beschreibt denselben Weg: erst Planbarkeit, dann Struktur im Tagesgeschäft.
Welche Systeme in welcher Reihenfolge sinnvoll sind, sortiere ich unter Agentur-Prozesse. Mein Kernsatz bleibt: Ein Tool wird erst dann sein Geld wert, wenn du einen echten Engpass damit löst. Vorher ist es Spielzeug, das dich von Akquise abhält.
- CRM wie Close einführen, sobald du den Überblick über Leads und Follow-ups verlierst
- HelpScout oder ein Shared Inbox nutzen, wenn mehrere Leute Kundenmails beantworten
- Projektmanagement wie ClickUp aufsetzen, sobald Projekte mehrere Beteiligte und Fristen haben
- Automatisierung über Make oder n8n bauen, wenn ein Prozess sich mindestens wöchentlich wiederholt
- Zahlungs- und Vertragstools wie PandaDoc ergänzen, wenn das manuelle Erstellen zu viel Zeit frisst
Weiterführende Artikel
- Agentursoftware auswählen: 7 Punkte, die wirklich zählen
- Automatisierung Agentur: mehr Umsatz, kleines Team
- ClickUp für Agenturen richtig aufsetzen: Das System
- Agentur-Businessplan: Was du wirklich brauchst
- Mein Tec-Setup: Tools für produktives Arbeiten mit Spass
FAQ
Welche Tools brauche ich wirklich zum Start einer Agentur?
Fünf reichen: Chrome oder Brave als Browser, ein Google-Konto mit Drive, ein Hosting für Testseiten, einen Zoom-Account und ein Buchhaltungstool. Alles außer der Buchhaltung läuft am Anfang kostenlos, die Buchhaltung kostet rund 17 Euro im Monat.
Soll ich WhatsApp für die Kundenkommunikation nutzen?
Nein. Ich rate klar davon ab. E-Mail zwingt zu strukturierten Nachrichten und filtert spontane Sprachnachrichten heraus. Gerade Mittelständler wollen nicht per WhatsApp betreut werden. Nutze E-Mail, Zoom für Calls und bei Teams gegebenenfalls Slack oder Google Chat.
Lohnt sich ein eigenes Buchhaltungstool bei null Kunden?
Ja, sobald der erste Kunde zahlt. Eine manuelle Excel-Lösung kostet dich mehr Zeit, als das Abo kostet. Nimm mindestens das Paket mit Rechnungs- und Angebotsfunktion, besser das mit Umsatzsteuervoranmeldung für rund 17 Euro pro Monat.
Warum Chrome oder Brave statt Safari?
Sobald du HTML und CSS verstehen oder Webseiten bauen willst, brauchst du gute Entwicklertools. Die bildet Chrome am besten ab, und Brave basiert darauf. Safari und Edge sind dafür schlechter geeignet. Firefox geht als Alternative, mehr nutze ich nicht.