Prozessoptimierung in Agenturen: So geht’s
🎯 Key Takeaways
- Klarheit über Nische und Kundavatar zuerst, bevor Prozesse automatisiert werden
- Kampagnen-Positionierung mit spezifischer Ansprache für verschiedene Nischen
- Onboarding- und Offboarding-Prozesse als Grundlage, dann Automatisierung
- Mini-Freelancer als Hebel neben AI-Tools nutzen
- Kontinuierliche Messung und Optimierung der Vertriebsstruktur für planbares Wachstum
Warum Automatisierung allein nicht reicht
Als Agenturinhaber kennst du das Problem: Du entwickelst neue Angebote, implementierst Prozesse und setzt dennoch keine nachhaltige Skalierung um. Die größte Fallhöhe liegt oft nicht in den Tools, sondern in der Grundlage: Nische und Kundavatar müssen eindeutig definiert sein, bevor du in Automatisierung investierst. Ohne klare Zielgruppe ist jede KI- oder Automatisierungsmaßnahme wie ein Schiff ohne Kompass.
In der Praxis bedeutet das: Bevor du deine Abläufe protokollierst oder prozessorientiert schaffst, musst du planbar neue Kunden gewinnen können. Die Kampagnen, die du fährst, sollten sich an eine konkrete Nische richten und die Nuancen der Kommunikation berücksichtigen. Nur so lassen sich Massivität und Wiederholbarkeit realisieren, statt in einem ständigen Ausprobieren zu landen.
Der Blueprint: Von der Nische zur planbaren Neukundengewinnung
Der Aufbau einer skalierbaren Agentur beginnt mit einer klaren Kampagnenpositionierung und einer Datenbasis über deine Traumkunden. Dabei geht es nicht darum, deine gesamte Dienstleistungspalette gleichzeitig zu bedienen, sondern um eine fokussierte Ansprache, die sich durch Nuancen in der Kommunikation auszeichnet. Wenn du z. B. eine Kampagne für Webdesign in einer bestimmten Branche fährst, musst du die typischen Pain Points, Begriffe, bevorzugte Kanäle und Einwände dieser Zielgruppe kennen – 100% Genauigkeit vor der Automatisierung zahlt sich aus.
Für den Start reicht oft eine Landingseite, eine Outreach-Strategie und ein klares Onboarding-Mantra. Wenn du dazu mehr konkrete Schritte suchst, findest du im folgenden Artikel weiterführende Impulse: Nachhaltig & planbar Agentur-Kunden gewinnen: Das ist zu tun.
Klarer Kundenavatar: Wer sind deine Traumkunden?
Bevor Prozesse entstehen, musst du wissen, wen du ansprechen willst. Viele Freelancer arbeiten mit kleinen Einzelkunden, die oft kein Budget haben. Das führt zu Preismessungen, ständigen Anpassungen und unzufriedenen Kunden. Stattdessen wähle realistische Traumkunden, mit denen du konsistent arbeiten kannst. Diese Klarheit ermöglicht dir, Onboarding und Prozessschritte exakt auf diese Kundengruppe zuzuschneiden.
Der Aufbau: Kampagnen-Positionierung und Nuancen der Kommunikation
Eine erfolgreiche Kampagne lebt von Details: Wie sprechen deine potenziellen Kunden ihr Problem aus? Welche Begriffe verwenden sie? Welche Einwände haben sie? Diese Nuancen musst du kennen, bevor du automatisierst. Die Kampagne ist nicht nur eine Ad oder eine E-Mail – sie ist eine Folge von Botschaften, die auf eine spezifische Zielgruppe zugeschnitten ist.
Du kannst mit verschiedenen Kanälen arbeiten: E-Mail, LinkedIn, organische Posts, Anzeigen oder Cold Outreach. Das Ziel bleibt: eine planbare Neukundengewinnung, die du durch Tests und Iterationen verfeinern kannst. Für ausführliche Betrachtungen dazu, siehe: Vertriebsstruktur aufbauen – so geht deine Vertriebsstrategie auf.
Mini-Freelancer: Der Hebel neben Automatisierung
Viele Agenturen unterschätzen den Hebel durch Mini-Freelancer. Plattformen wie MyTalent.io ermöglichen dir, Vollzeitkräfte für 600–800 € pro Monat zu gewinnen, die Deutschkenntnisse haben und Aufgaben effizient übernehmen. Ein solcher Schritt kann oft mehr Einfluss auf Geschwindigkeit und Qualität haben als die Einführung weiterer KI-Tools. Das bedeutet nicht, dass KI unwichtig ist, sondern, dass neben der Automatisierung der Mensch als operativer Hebel genutzt werden sollte.
Onboarding, Offboarding, Projektmanagement: Die richtige Reihenfolge
Bevor du dich in komplexe Automatisierungstools stürzt, baue die Kernprozesse auf: Onboarding zuerst, dann Offboarding, und danach Projektmanagement. Ein smartes Onboarding-System, das klare Erwartungen setzt und strukturierte Informationen sammelt, sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schnell produktiv werden. Erst wenn Onboarding stabil läuft, lohnt sich die Dokumentation von Prozessen im Detail. Dieser Aufbau folgt einer logischen Reihenfolge, die sich an echten Arbeitsabläufen orientiert.
Wenn du ein konkretes Modell sehen willst, wie ein solcher Onboarding-Funnel funktioniert, wirst du in diesem Video sehen, wie man ihn implementiert und welche technischen Schritte nötig sind. Die Grundidee bleibt: Onboarding und klare Erwartungshaltung zuerst – Automatisierung danach.
Onboarding Funnel: Schritt-für-Schritt-Beispiel
Ein effektiv gestalteter Onboarding-Funnel beginnt mit einem strukturierten Formular, sammelt nötige Informationen, definiert Aufgabenpakete und setzt fristen. Er ermöglicht es dir, dem neuen Teammitglied sofort eine klare Roadmap zu geben. Für detaillierte konzeptionelle Schritte und technische Umsetzung kannst du dir weitere Insights in den verlinkten Beiträgen holen, zum Beispiel Wie du deine Agentur auf 1 Mio / Jahr skalierst oder Nachhaltig & planbar Agentur-Kunden gewinnen: Das ist zu tun.
Risiken und Stolpersteine
Es ist verführerisch, sich sofort auf Automatisierung zu stürzen. Doch wenn du Kundenselektion und Kampagnen-Details vernachlässigst, läuft Automatisierung ins Leere. Ein weiteres Risiko: zu schnelle Skalierung ohne ausreichende Kundenerfahrung und Onboarding. Deshalb ist es entscheidend, die richtige Reihenfolge zu halten: erst klare Kampagnen, dann Onboarding, danach Automatisierung und Skalierung. Wenn du diese Schritte beachtest, minimierst du Reibungsverluste erheblich.
Fazit: Skalierung durch klare Prozesse und richtige Kundenauswahl
Die Kunst liegt darin, eine schlüssige Nische zu definieren, eine konsequente Kampagnenstrategie zu entwickeln, Onboarding- und Offboarding-Prozesse zu perfektionieren und dann schrittweise Automatisierung einzuführen. Die Mini-Freelancer bieten einen greifbaren Hebel, während KI-Tools die Effizienz erhöhen. Den richtigen Mix aus Mensch, Prozess und Technik zu finden, ist der eigentliche Weg zur nachhaltigen Skalierung deiner Agentur. Für weiterführende Ansätze zur Skalierung kannst du dir diese Artikel ansehen: Wie du deine Agentur auf 1 Mio / Jahr skalierst und Vertriebsstruktur aufbauen – so geht deine Vertriebsstrategie auf.
📝 Vollständiges Transkript
Zum Lesen scrollen:
wann solltest du mit künstlicher Intelligenz Prozessen und Automatisierung deine gesamte Agentur systematisieren so damit du quasi einfach super schnell und planB skalalieren kannst nachdem ich meine eigene webdesignagentur zum größten Teil automatisiert hatte als ich sie damals 2016 roundab 2017 aufgebaut habe und jetzt mittlerweile mit über 650 Agenturen Freelancer und agenturenhabn gearbeitet habe und ihnen gezeigt habe wie sie planbar und wiederholbar kundengewinnen und nachhaltig skalieren kann ich dir eine Sache ganz genau sagen die meisten gehen das Thema Automatisierung komplett falsch an in diesem Video gebe ich dir daher den kompletten Blueprint mit wann und wie du deine Agentur automatisieren solltest die meisten Gründer oder Freelancer oder solo selbständige oder was auch immer haben quasi eine extrem krasse Fähigkeit darin alles zu machen außer das wichtigste so sie bauen eine neue Homepage und bauen Prozesse und was auch immer und drücken sich vor der einen Sache die erstmal stehen muss bevor du dich um Prozesse kümmerst nämlich planbar wiederholbar Neukunden zu gewinnen und um planbar und wiederholbar Neukunden zu gewinnen musst du natürlich erstmal eine klare Nische haben ganz ganz wichtig bei dem Thema du musst nicht deine gesamte Agentur auf eine magische Positionierung irgendwie stürzen und darf dann quasi nie wieder andere Kunden annehmen oder so nein es geht darum dass wir in unserer neuen Kundenakquise gewisse Kampagnen fahren und diese Kampagnen sollten sich ganz spezifisch auf verschiedene Nischen ausrichten dannn eine Kampagne lebt davon also jetzt über egal ob es über Mail oder LinkedIn oder eine AD ist oder eine Werbeanzeige ist oder was organisches ist eine Kampagne lebt davon dass sie spezifische quasi Nuancen und Details in der Kommunikation verwendet sprich sagen die Leute Patienten sagen sie Gäste sagen sie Kunden wie genau drücken deine potenziellen Kunden ihr Problem aus und welche vorwende und Einwende haben sie und das musst du einfach verstehen damit die Kampagne wirkt das jetzt egal also ich rede nicht von einer Facebook ad Kampagne per se sonder auch über Mail Social Media organic Automatisierung KI outreach kampagn also es gibt ganz viele verschiedene Möglichkeiten Leute zu erreichen im Internet und dies das lebt aber davon dass die Kommunikation extrem stark ist theoretisch auch bei der kalterquise wenn du telefonische kalterquise machst wird's extrem viel besser wenn du die nuanen und Details und die vorwendee und Einwende 100% kennst bevor du automatisieren kannst musst du erstmal natürlich dich quasi musst du erstmal planB wiederholb Neukunden gewinnen können das geht durch eine vernünftige Kampagne die man hochskaliert wie z.B so eine KI outreach Kampagne und das muss natürlich auf eine klare Zielgruppe ausgerichtet werden und dieses System zu bauen keine Ahnung dauert wenn man sich mal ein Wochenende hinsetzt hat man das wahrscheinlich ein Wochenende bis das ganze wirklich 100% steht so die meisten haben ja kein aququüystem als Freelancer und Agenturen aber selbst wenn die teilweise schon Jahre am Markt sind und machen alles über Empfehlung was sich geil ist aber was ja nichts das coreproem löst weil wenn du alles be Empfehlung machst kannst dir keine Kunden aussuchen kannst du bist auch teilweise quasi in den Preisen limitiert weil die Leute sich gegenseitig immer auch die Preise mitgeben du kannst einfach nicht plan wiederholber wachsen und das ist einfach natürlich ein riesen Problem so und die meisten tänzeln wirklich um diese Aufgabe ihr akquisesystem zu bauen über Monate oder teilweise Jahre herum und machen wirklich alles andere und kümmern sich eben zuerst um Prozesse dokumentieren irgendwelche Dinge die sich dann eh wieder ändern als Startup als junges Unterneh nemen so hast du nicht so 100% klar die Prozesse weil wenn dann irgendwiche neuen Mitarbeiter reinkommen wird eh wieder alles ein misschen anders we wenn sich neue Technologien Ergebnis denn du musst natürlich erstmal einen klaren kundenavatar haben und diesen kundenavatar planbar auch quasi in dein Terminkalender bringen bzw in planbar closen können sprich planbar wiederolber Neukunden gewinnen können bevor du Prozesse brauchst den du solltest ja Prozesse für diesen kundenavatar bauen so du sollst Prozesse für die richtigen Kunden bauen die meisten haben ja noch nicht malhr richtige Kunden die meisten haben einfach kleine Einzelunternehmen als Kunden die mega broke sind und ja kein Geld haben 1000 Probleme haben aber Online Marketing ist keins davon sage ich immer so einfach so ja ja Leute sind die wo wo an allen Ecken und Enden brennt und denen will man dann irgendwie helfen mit ein neuen Webseite oder so anstatt sich an größere Kunden zu wenden deswegen also die meisten bauen ja schon Prozesse für die falschen Kunden überhaupt so das ist schon mal der größte Fehler so weil s einfach dann ihre aktuellen Kunden sich anschauen denken boah das läuft mega Kacke ich muss mal Onboarding verbessern so weil die gehen mir alle die springen mal auf den Zaun natürlich läuft ein unbiling wahrscheinlich gerade scheiße und natürlich Nerven nicht die Kunden vielleicht irgendwi wegen jeder Kleinigkeit und sind ja wollen 1000 Änderungen obwohl eigentlich nur zwei besprochen waren gleichzeitig sind es aber auch einfach die falschen Kunden das heißt erstmal musst du die richtigen Kunden ansprechen und gewinnen können und dann baust du Prozesse für diese traumkunden auf und nicht andersrum das heißt das ist der erste Part wir haben quasi unsere klare kampagnenpositionierung sage ich mal eine klare Kampagne und jetzt können wir quasi uns darum kümmern wollen wir wollen wir jetzt Prozesse bauen aber selbst das ist eigentlich Part Nummer 3 der eigentliche Part Nummer 2 sind Mini Freelancer die Du brauchst und was sind Mini Freelancer das sind z.B Leute von mytalent.io das ist einfach eine Seite ich habe jetzt keine Affiliate Provision davon oder so aber einfach eine Seite mit der wir z.B arbeiten und diese Mini Freelancer die charg 600 700 800 € für 40 Stunden die Woche also für Vollzeitkraft also für 600 € kriegst du eine Vollzeitkraft die perfekt deutsch kann oder sehr gut deutsch kann zumindest die Top studiert sind irgendwelche wertvollen Ausbildung gemacht haben irgendwche guten Erfahrungen gesammelt haben die dir helfen vielleicht schon Agentur auch gearbeitet haben also wirklich top Leute und für 600 € sich jemanden einzukaufen der Vollzeit in deiner Agentur unterstützt und alles mögliche abnehmen kann erledigen kann ist meistens ein viel viel größerer Hebel als mit mit Prozessen mit irgendwie relev ai oder mit anderen KI Tools und Co leichte Dinge zu automatisieren und Co das ist meistens nicht der Hebel so und deswegen würde ich es auch in der Regel nicht machen so das heißt jetzt wenn wir mal einen ersten Mini Freelancer an Bord haben so dann macht es Sinn Prozesse quasi zu automatisieren und was macht dann Sinn auch nicht alles Prozesse dokumentieren macht dann immer noch keinen Sinn das W ich noch weiter hinten anstellen das erste was Sinn macht ist einen vernünftigten Onboarding Prozess zu haben später dann noch ein vernünftigen offboarding Prozess später noch ein vernünftiges Projektmanagement und dann noch mal später Prozesse dokumentieren genau das sind quasi einfach so das so ein bisschen so die Reihenfolge wenn du jetzt an dem Punkt schon bist wo sagst okay geil ich muss mE onbing Prozess optimieren weil ich habe eine planbare neue Kundengewinnung ich habe auch schon den ersten many Freelancer dann macht jetzt in den Onboarding Prozess zu automatisieren und dort haben wir ein ziemlich smartes System entwickelt qu mit dem Onboarding Formular wo wir dann danach gewisse Sachen erstellen können also sehr professionelles Onboarding wo du auch extrem viel automatisieren kannst extrem klare Erwartungshaltung auchszen kannst weil du quasi ein vernünftigen Onboarding Funnel wirklich einsetzt wenn du jetzt wissen willst wie du diesen Onboarding Funnel einsetzt was das genau ist was du dort wann kommunizierst wie du es technisch machst dann klick einfach auf dieses Video hier und dort zeige ich dir dann wie das ganze funktioniert und wie du einen richtig guten Onboarding Funnel in deiner Agentur baust
